Fédération Nationale des Étudiant.e.s en Soins Infirmiers

L'association représentative des 90 000 étudiant.e.s en soins infirmiers de France

Réussir son Assemblée Générale – temps important dans son association

“C’est la première instance, garante de la vie démocratique d’une association. Elle regroupe l’ensemble des adhérent.e.s au moins une fois par an, notamment afin d’élire, parmi ses membres, celles et ceux qui dirigeront et mettront en oeuvre le projet de l’association”. GRABE – Guide du Responsable Associatif et du Bénévole Étudiant, FAGE – Fédération des Associations Générales Étudiantes – 3ème édition

Une Assemblée Générale Ordinaire a pour objectif d’informer les adhérent.e.s, de voter le bilan financier et le bilan d’activité de l’année écoulée, de voter un budget prévisionnel, ou encore de voter des changements importants dans l’association, comme l’élection d’un nouveau bureau.
Ce temps fort de l’association demande de l’organisation et ne s’improvise pas.

En amont

La convocation à l’Assemblée Générale est à envoyer avant une certaine date qui est convenue dans vos statuts ; vous pouvez l’afficher dans l’IFSI pour vos adhérent.e.s et/ou leur envoyer par mail. Il faut qu’un lieu soit réservé et que les supports de présentation (Powerpoint, bilans, photos, etc) soient préparés.

La convocation doit être composée au minimum :

  • du nom de l’association ;
  • de la date, de l’heure et du lieu de la réunion. Ce sont vos statuts ou votre règlement intérieur qui doivent déterminer le lieu des réunions. Si rien n’est précisé, le choix revient à l’organe ou à la personne ayant le pouvoir de convoquer l’assemblée ;
  • de l’identité de l’auteur.e de la convocation ;
  • de l’ordre du jour (ODJ) : ce qui est prévu lors de l’Assemblée Générale, les différents points qui vont être abordés. Si des points n’ont pas été précisés dans l’ODJ, ils ne peuvent pas être développés, sauf si un point “Questions diverses” est mentionné. L’ODJ peut être modifié en début d’AG par les adhérent.e.s qui peuvent ajouter ou supprimer des points (soumis au vote).
  • Des documents nécessaires aux votes (liste candidate par exemple).

Pendant

Afin que l’AG puisse avoir lieu, le quorum doit être respecté. Définit dans les statuts, il représente le pourcentage d’adhérent.e.s présent.e.s minimum nécessaire. Le cas échéant, une AGE aura lieu plus tard, toujours selon les statuts.

Généralement, deux pôles ont un rôle bien précis durant l’AG, mais cela varie d’un bureau à un autre.

Le secrétariat :

  • Vérification du nombre d’adhérent.e.s présents
  • Ecriture Procès-Verbal en collaboration avec d’autres membres du bureau
  • Régulation des prises de parole

La présidence :

  • Gestion du bon déroulement de l’Assemblée Générale

Déroulé type d’une Assemblée Générale avec changement de bureau :

  • Vérification du quorum
  • Rappel des procédures de vote :
    • Justificatifs de vote (pour justifier un vote)
    • Ne prend pas part au vote (ne se sent pas concerné)
    • Abstention (ne sait pas quoi voter)
    • Contre
    • Pour
  • Vote de l’Ordre du Jour
  • Bilan d’activités par le/la président.e ou par chaque membre du bureau, puis vote du bilan : correspond à l’état actuel des actions et des objectifs menées ou non durant le mandat
  • Bilan financier par le/la trésorier.e, puis vote du bilan : correspond au bilan financier complet du mandat, avec l’état du compte, les dépenses et recettes
  • Bilan moral par le/la président.e et/ou par chaque membre du bureau : représente ce que les membres ont ressenti durant leur mandat
  • Election d’un.e président.e et d’un.e secrétaire de séance : ils ont pour objectif de prendre la place du bureau sortant jusqu’à ce qu’un nouveau bureau soit élu
  • Démission du bureau : doit être spécifié sur le Procès Verbal
  • Présentation de la ou des listes candidates
  • Temps de questions en présence de la liste géré par le/la président.e de séance
  • Sortie de la/les liste.s de la salle
  • Procédure de vote avec élection à main levée ou à bulletin secret si une seule personne dans l’Assemblée le demande
  • Retour de la ou des liste.s pour annoncer le résultat
  • Démission du/de la président.e et secrétaire de séance
  • Mot du nouveau bureau
  • Le/la président.e de l’association prononce la clôture de l’AG
  • Selon l’association : temps de cohésion après l’AG (permet entre autre au nouveau bureau de rencontrer les adhérent.e.s)

Après

Plusieurs documents doivent être envoyés à la préfecture pour officialiser les différents changements votés durant l’Assemblée (changement de bureau, modifications des statuts, etc.) :

  • Procès Verbal de l’Assemblée Générale contenant le bilan d’activité et son vote, le bilan financier et son vote, l’élection et la démission du/de la président.e et secrétaire de séance, la présentation de la liste candidate et son élection, les éventuelles modifications de statuts.
  • Statuts signés par le/la nouveau/elle président.e et secrétaire.
  • Liste complète du bureau avec nom, prénom, nationalité, profession (étudiant.e) et adresse postale.

Il est possible de faire la déclaration soit sur le site internet, soit via téléchargement du CERFA (Centre d’Enregistrement et de Révision des Formulaires Administratifs) puis en envoi postal ou en se déplaçant à la préfecture ou sous-préfecture.

Pauline ALLARD, Secrétaire Générale Adjointe en charge de la Formation

Jean EFFANTIN, Vice-président en charge de la PCS

Infos

Particularité loi 1908 

L’enregistrement de l’association s’effectue au Greffe du Tribunal d’Instance de la ville du siège de l’association et non à la préfecture. Le/La greffier.e contrôle la validité des statuts puis transmet le dossier à la préfecture. Le /La greffier.e se charge ensuite de faire publier l’annonce légale de création dans un journal local d’annonces légales puis ajoute l’association au registre des associations.


Il faut distinguer les assemblées générales ordinaires (AGO), qui ont trait à la vie courante de l’association, et les assemblées générales extraordinaires (AGE), qui portent sur des décisions exceptionnelles. Les statuts peuvent prévoir des conditions de quorum et de majorités différentes entre les deux types d’AG (mais cette distinction n’est pas une obligation légale).

Réussir son Assemblée Générale – temps important dans son association
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